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如何写好建设监理的会议记录和会议纪要

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发表于 2018-4-3 22:53:08 | 显示全部楼层 |阅读模式
  1、引言
  在水利工程建设监理实施过程中,要开不少的会。会议是总监理工程师沟通情况、协调矛盾、反馈信息、制定决策和下达指令、解决纠纷的主要方式;也是总监对工程进行监督控制和对内部人员进行有效管理的重要工具。有些比较重要的会议,应当做好记录。有了记录,可以照决议办事,可以随时检查决议的执行情况,还可以查考发言的内容。
  有的会议,不仅要做好记录,会后还要根据记录整理成会议纪要,作为文件,印发有关方面据以贯彻执行。为此,会议记录和会议纪要是工程变更、签证、延期、计量、质量、安全事故原因分析及责任追究等方面的重要凭证和依据;是工程技术人员和各有关部门实行工程管理、制定措施、方案的重要参考资料;是监理单位的产品,也是监理资料的重要组成部分。
  写好会议记录和纪要并不是一件容易的事,除了耳灵手快,具有综合分析能力外,还要按照有关规定和要求,随工程进度同步进行,做到准确、及时、认真、真实、可信。由于监理人员参差不齐,水平不一,有的记录和纪要还存在一定问题。
  2、会议记录、纪要常出现的问题
  2.1、内容不全
  由于管理不善、制度不严、责任不清及人员素质差,记录时该记的内容未记,该形成纪要的没有形成,与会人员该签字的没有签字,应妥善保管的资料出现损坏或丢失,这些都直接影响了资料的完整性。
  2.2、真实性不够
  记录时没有把会议进行的真实情况如实地记下来,任意增减或改变会议发言或者决议的原意,以主观代替客观,以偏盖全,随意加修饰词等。这种作法有悖于诚信原则。记录必须做到真实、准确、无误。
  2.3、格式不规范
  有些监理人员不熟悉,甚至不懂记录、纪要的书写格式,盲目地随意地去写,写出来的东西条理不清、逻辑不强、语言不准确,没有重点,杂乱无章,字迹潦草,完全脱离文体的要求,让人难以明白其中的意思,无法据此行事。
  2.4、编写不及时
  有的监理机构,由于对会议纪要不够重视,或是人员安排不当,检查指导不力,使会议纪要不是不写就是严重滞后于记录的形成时间,在需要时拿不出东西,需用时突出整理,往往是粗制滥造,漏洞百出。施工阶段的工程监理记录、纪要必须准确及时地反映工程建设施工过程的管理。施工期间的不可逆性,具有时过境迁不可追忆的过程。
  3会议记录
  水利工程推行招标投标和建设监理的实践告诉我们,工程建设过程中必然会举行众多类型的会议,通过会议的讨论研究,统一了思想认识,形成决议。为使会议精神能在会后很好的贯彻执行,顺利实现预定的目标,并作为日后检查执行情况的根据,就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录材料就是会议记录。工程建设监理会议记录有别于其它会议记录,有其自己独特的格式,它所包括的两个部分是:
  3.1、会议记录(B3-1)由五个方面组成,即会议主持人、会议时间、会议地点、记录人和会议内容。会议内容是会议记录的主要部分,记录方法有两种。
  1)、摘要记录。只记会上报告了什么事情,讨论了什么问题,通过了什么决议。一般只要在开会时认真地记一下,事后未必整理,但也要仔细地看过、补遗。
  2)、详细记录。要把每个人的发言都记下来,不仅要在开会时记好,而且要在会后认真地加以整理。会后整理的记录还要经过主持人的审阅。以上两种方法,究竟采用哪一种比较合适,要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题来决定。一般的会议,如讨论的问题比较简单,只要摘要记录就可;讨论的问题比较复杂,在讨论过程中有不同意见,甚至有争论的,就要详细地记下来。
  3.2、会议签名单(B3-2)会议签名单里主持人、时间、地点、记录人与会议记录相重复,书写时必须要一致,不能有误。工程名称写建设项目名称,编号写工程合同编号+B3.2+N(N是自然数)。出席人员及职务签名栏较为关键,最好在散会前讨论时间里抽空签。尤其是重要领导人当时签不上,会后再补很困难,往往空缺。
  4、会议纪要
  会议纪要是根据会议记录摘要整理的、需要贯彻执行的书面文件。
  水利工程建设过程中,要形成全文纪要的会很多,如:技术交底会议、施工方案审查会议、基础验收会议、工程阶段验收会议、年度工程计划会议、竣工验收会议、索赔协调会议、设备采购会议等。这些会议虽开过后并不作出正式决定和决议,但对会上所讨论的问题,在取得一致意见后,需要贯彻执行,在这种情况下,就需要写会议纪要。
  会议纪要一般包括两个方面:会议情况简述和内容纪要。
  4.1、会议情况简述简要叙述开会目的、时间、地点、参加会议的单位和讨论的问题及讨论情况。
  4.2、内容纪要记述有关领导的讲话摘要,归纳与会人员经过讨论取得一致意见的几个问题。
  4.3、注意的问题会议纪要既然要贯彻执行,在写作时就必须注意以下几点:
  1)、阐述要清楚,交代要具体,否则就无法贯彻执行。
  2)、观点要鲜明,是非要分明,对有争议的问题要表明态度,以免造成障碍和损失。
  3)、整理要忠实,要点要突出,抓住重点。
  4)、语言要简炼,判断要准确。
  5)、条理要清楚,概括要全面。
  总之,纪要应分条、分层叙述,避免杂乱无章、前后矛盾。写好纪要是我们每个监理人员应具备的起码素质。

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